Beter notuleren: tips en richtlijnen

Voor de vergadering

• Zorg dat je voor de vergadering in het bezit bent van de agenda en onderzoek wat
  de belangrijkste punten van de bespreking zijn.
• Vraag wat voor soort verslag bij de desbetreffende vergadering wordt gewenst. Is
  een lijst met actiepunten voldoende of verwacht men een weergave van de discussie?
• Ga na wie er allemaal deelnemen aan de vergadering en wie de voorzitter is. Zorg
  dat je de deelnemers bij naam kent, maak eventueel een tekeningetje van de tafel
  met de namen van de deelnemers op de plaats waar ze zitten.

Tijdens de vergadering

• Zorg dat je op een plek zit waar je iedereen kunt zien en verstaan, bijvoorbeeld naast
  de voorzitter.
• Vraag de spreker om zich te herhalen als je niet hebt gehoord wat er gezegd werd.
  Je kunt ook de voorzitter vragen om het kort voor je samen te vatten.
• Zorg dat je je alleen bezig kunt houden met notuleren. Deelnemen aan de vergadering,
  telefoon beantwoorden of koffie inschenken gaan niet goed samen met notuleren.
• Schrijf beknopt en eventueel met behulp van steekwoorden. Je schrijft pas volledige
  zinnen bij het uitwerken van de notulen na de vergadering.
• Korte interrupties en intermezzo’s (roddels, grapjes) en herhalingen van standpunten en
  argumenten hoef je niet te noteren.
• Onderstreep genomen besluiten zodat je deze later bij het uitwerken herkent.
  I.p.v. onderstrepen kun je ook een markering in de kantlijn zetten.

Na afloop van de vergadering

• Werk de notulen zo snel mogelijk na de bespreking uit zodat je geen informatie vergeet.
• Werk (indien gewenst) de notulen uit in een verslag en maak een besluiten- en/of actielijst.
  Schrijf beknopt en in dezelfde tijdsvorm.
• Stuur alle aanwezigen van de bespreking en eventuele geïnteresseerden of
  belanghebbenden een kopie.