Briefindeling Duitse brief

Voor een Duitse brief gelden de volgende marges: een linkermarge van 2,41 cm en een rechtermarge van 2 cm.

De postbedrijven geven richtlijnen om de verzending zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Dit zijn dus de wensen van het postbedrijf en geen regels, maar om vertraging in de verzending te voorkomen is het beter om deze richtlijnen aan te houden. Voor adressering naar het buitenland geldt:

Zet in het Nederlandse adres twee spaties tussen de postcode en de plaatsnaam.

De landnaam wordt geheel in hoofdletters geschreven, dit geldt alleen voor (retour)adressen die op de buitenkant van een poststuk zichtbaar zijn. Het gaat daarbij dus om etiketten, adressen op enveloppen en adressen in brieven die door een vensterenvelop heen te zien zijn.

Landnamen worden niet automatisch gelezen als deze achter de plaatsnaam staan. Daarom is het beter om deze op een nieuwe regel te vermelden.

Vermeld de geadresseerde (voor wie de brief bedoeld is) zowel op de enveloppe als op de brief. Vermeld ook de afdeling en/of de naam van degene aan wie je de brief schrijft.

Onder de bedrijfsnaam schrijf je voluit de naam van de persoon aan wie de brief gericht is, gebruik dus geen initialen. Voorafgaand aan de naam schrijf je 'z. H. Herrn' of 'z. H. Frau'. De afkorting 'z. H.' is van 'zu Händen', dit staat voor 'ter attentie van'. Een postbusheet Postfach.

Let op: Noteer de landnaam op de envelop in het Nederlands. In de brief schrijf je de landnaam in het Duits, behalve als je gebruik maakt van een vensterenvelop, dan moet je de landnaam in het Nederlands in de adressering schrijven.

Voorbeeld in de brief:
Liesl GmbH
z. H. Herrn Bernard Jörg
Karlstraße 25
47533 Kleve
DEUTSCHLAND

Voorbeeld op de envelop:
Liesl GmbH
z. H. Herrn Bernard Jörg
Karlstraße 25
47533 Kleve
DUITSLAND

Het onderwerp wordt geschreven zonder begeleidende tekst. Om het onderwerp van de brief op te laten vallen mag je het onderwerp onderstrepen of vetgedrukt maken.

Voorbeeld:
Angebot

Hierin richt je je tot de geadresseerde. Indien de naam van de geadresseerde niet bekend is schrijf je: 'Sehr geehrte Damen und Herren,'. Als je de naam weet, gebruik je die, zonder voorletters of voornaam en voorafgegaan door 'Sehr geehrter Herr' of 'Sehr geehrte Frau'. Eindig de aanspreking altijd met een komma.

Voorbeeld:
Sehr geehrter Herr Jörg,

Deze alinea begin je met een kleine letter. In deze alinea geef je informatie over de situatie waarin je zit, die maakt dat je de brief schrijft. Probeer te vermijden om zinnen te beginnen met 'Ik', dit kan onbeleefd overkomen. Voor jongstleden (jl.) gebruik je de afkorting d. J. (dieses Jahres) of v. J. (vorigen Jahres).

Voorbeeld:
auf Ihr Schreiben vom 23. Mai d. J.

De beleefdheidsvorm 'Sie' en de daarvan afgeleide vormen ('Ihre') schrijf je met een hoofdletter. Andere aanspreek-vormen mogen tegenwoordig met een kleine letter geschreven worden.

Schrijf hier je brief verder uit.

Hierin geef je nogmaals aan wat je van de geadresseerde verwacht. Als het om een verzoek of klacht gaat bedank je voor de moeite.

Voorbeeld:
Wir sehen hoffentlich bald Ihrer Antwort entgegen.
of
Wir hoffen auf eine baldige Antwort.

Ter afsluiting van de brief schrijf je een groet zonder komma. Na de groet volgt de bedrijfsnaam, gevolgd door jouw handtekening met eventueel daarvoor i.A. (im Auftrag) als je de brief in opdracht van het bedrijf schrijft. Schrijf je eigen naam voluit en eronder jouw functie of afdeling.

Voorbeeld:

Mit freundlichem Gruß

i.A. (Handtekening)

Ms Janneke de Groot

Sekretariat

of

Mit freundlichen Grüßen

(Handtekening)

Ms Janneke de Groot

Account manager

Zeer officiële brieven kunnen ook worden afgesloten met 'Hochachtungsvoll'.

Als je documenten met de brief meestuurt, vermeld dit dan onderaan in de brief. Deze documenten noemt men 'Anlagen'. Uit de vermelding in de brief moet de ontvanger kunnen opmaken om welke documenten en/of om hoeveel documenten het gaat.

Voorbeelden:
Anlage: Erklärung
of
Anlage: 1