Kies een schrijfstijl die bij je klant past. Kies voor “Beste..” en “je” als je de klant goed kent
en voor “Geachte ..” en “u” als je een meer zakelijke relatie hebt.
Schrijf niet vanuit je onderneming, maar vanuit het perspectief van de klant. Dus niet: “Wij leveren u…”
en “Het product is leverbaar in 10 kleuren” maar: “U ontvangt…” en “U kunt kiezen uit 10 kleuren”.
Beperk je tot de kern van je boodschap. Teveel tekst in een offerte leidt af. Noem de belangrijkste
voordelen van jouw bedrijf en bewaar aanvullende informatie voor de offertebespreking.
Is er in je offerte weinig ruimte voor tekst? Voeg dan een begeleidende brief mee.
Laat uit de offerte blijken dat je goed hebt geluisterd naar de wensen van je klant. Beschrijf de wensen bijvoorbeeld in dezelfde bewoording van de klant.
Zorg voor een goede lay-out. Is het mogelijk dat een klant alleen een gedeelte van de geboden
producten/diensten afneemt? Verdeel je offerte dan in koppen zodat je klant niet telkens de hele
offerte door hoeft te nemen.
Verwijs naar de algemene voorwaarden als je deze hebt en voeg deze bij de offerte of vermeld waar
de klant deze kan inzien, bijvoorbeeld de bedrijfswebsite.
Vermeld duidelijk of de prijs in- of exclusief b.t.w. is, geef een geldigheidsdatum mee en onderteken de offerte.
Vraag of iemand anders de offerte met een frisse blik wil checken op taalfouten. Of laat de offerte een dag
liggen en lees hem daarna nog een keer goed door.
Vergeet niet om na een paar dagen de klant te bellen. Hiermee vestig je weer de aandacht op jouw offerte en
je krijgt de gelegenheid eventuele vragen van de klant te verduidelijken.
