| Ind. | = Individueel dossier |
| PIS | = Personeelsinformatiesysteem |
| Col | = Collectief dossier (ordners) |
| Onder couvert | = In gesloten envelop |
| Bijzonderheden archivering |
Wordt opgeborgen in |
Verplicht / altijd aanwezig |
|
| Personalia | |||
| Stamkaart | Ind. | Ja | |
| Kopie identiteitskaart | Ind. | Ja | |
| Melding bedrijfsvereniging | Ind. | Ja | |
| Sollicitatiegegevens | Ind. | - | |
| Functiebeschrijving / competentieprofiel |
Ind. | Ja | |
| Bewijs van goed gedrag | Onder couvert | Ind. | - |
| Rapport psychologisch onderzoek |
Onder couvert | Ind. | - |
Arbeidsvoorwaarden |
|||
| Akte van aanstelling / arbeidsovereenkomst |
Ind. | Ja | |
| Afspraken wijziging arbeidsovereenkomst |
Ind. | Ja | |
| Afspraken m.b.t. verlof | Ind. / PIS | - | |
Financiële gegevens |
|||
| Werknemersverklaring loonbelasting |
PIS | Ja | |
| Bijzondere individuele afspraken |
Ind. / PIS | - | |
| Toekenningen gratificaties | Ind. / PIS | - | |
| Eventuele verzoeken loonbeslag |
Onder couvert; direct na opheffing beslag verwijderen |
Ind. / PIS | - |
| Deelname levensloopregeling | Ind. / PIS | - | |
| Arbeidsvoorwaarden bv. leaseauto |
Ind. / PIS | - | |
Verzuim / pensioen |
|||
| Correspondentie Arbodienst | Col | - | |
| SMT- (sociaal medisch team) verslagen per medewerker |
Onder couvert; geen verwijderingdatum |
Col | - |
| Ziektegegevens | Onder couvert; geen verwijderingdatum |
Ind. / Col | - |
| Aanstellingskeuring | Alleen speciale aanstellingskeuringen, bijzondere functies/taken |
Ind. / Col | - |
| Pensioenfonds | PIS | - | |
| Afspraken bijzondere uitkering | PIS | - | |
Studie |
|||
| Opleidingsplan | Ind. | - | |
| Kopieën van diploma’s en certificaten |
Ind. | - | |
| Studieafspraken | Ind. | - | |
Beoordeling |
|||
| Beoordeling einde proeftijd | Ind. | - | |
| Beoordelingsformulier | Ind. | - | |
Correspondentie werkgever - werknemer |
|||
| Concurrentiebeding | Ind. | - | |
| Geheimhoudingsverklaring | Ind. | Ja | |
| Verklaring ontvangst huisreglement |
Ind. | Ja | |
| Disciplinaire waarschuwingsbrieven (indien van toepassing) |
Ind. | Ja | |
| Documenten / gegevens | Waar ze wel thuishoren |
| Medische gegevens | Bedrijfsarts, medische dienst |
| Verslagen functioneringsgesprekken | Ordner bij direct leidinggevende |
| Cijfermatige gegevens over ziekteverzuim en zwangerschap. | Ziekteverzuimregistratiesysteem |
| Gevoelige gegevens omtrent sociale omstandigheden zoals contacten met justitie, voor zover deze niet van belang zijn voor het functioneren en de arbeidsrelatie. | Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier. |
| Godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging). | Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier. |
| Politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid) | Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier. |
| Ras en seksuele geaardheid | Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier. |
| Vakbondslidmaatschap (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie tussen de werknemer en de vakbond, bijvoorbeeld omdat de werkgever de vakbondscontributie betaalt); | Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier. |
