Projectplan

Organisatie: Opstellen BV

Datum:

Projectleider: Daan Atlas

Inhoud

	Verantwoordelijkheid	2
1.	Aanleiding	2
1.1	Situatieschets en probleemstelling	2
1.2	Doelstelling van het project (SMART)	2
1.3	Verwachte projectresultaten	2
1.4	Uitgangspunten	2
1.5	Projectafbakening	3
1.6	Randvoorwaarden	3
1.7	Relatie met andere projecten en/of initiatieven	3
2	Risicoanalyse	3
2.1	Business risico's	3
2.2	Projectrisico's	3
3	Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden	3
3.1	Interne opdrachtgever	3
3.2	Interne projectleider	4
3.3	Projectgroepleden	4
3.4	Projectfasering	4
3.5	Projectactiviteit	4
3.6	Communicatie	4
4	Projectbegroting	5
4.1	Projectbegroting	5
4.2	Kosten per activiteit	5
4.3	Overzicht van de totale projectbegroting	5
5	Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek	6
5.1	Meerwaarden van het project	6
5.2	Leerpunten	6
5.3	Nadere of tussentijdse afspraken	6
5.4	Projectlogboek	6
6	Overzicht	7
6.1	Overzicht van de kosten van het project	7
6.2	Overzicht uren per maand	7

Verantwoordelijkheid
Projectleider:	Daan Atlas
Projectgroepleden:	Simone Winsen
	Cees Opzet
	Piet plan

Projectperiode:	Aanvang:
	Afronding:

1. Aanleiding

1.1 Situatieschets en probleemstelling

Opstellen BV is een productiebedrijf met 55 werknemers. Op dit moment is er één directiesecretaresse, haar hoofdtaak is het ondersteunen van de directie. Door de sterke groei van de afgelopen jaren hebben managers meer taken gekregen en is er meer behoefte ontstaan om taken te delegeren. Vanuit het huidige secretariaat is er onvoldoende ruimte voor ondersteuning van de afdelingsmanagers.

1.2 Doelstelling van het project (SMART)

Doelstelling	Opzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen ter ondersteuning van het managementteam.
Specifiek	Het project richt zich op de werkzaamheden van het managementteam.
Meetbaar	Door middel van een werkbelastingonderzoek moet blijken wat de hoeveelheid werk is wat managers moeten kunnen delegeren en om welke taken het zou gaan.
Acceptabel	De betrokken managers, de directie, P en O functionaris en de directiesecretaresse worden voorafgaand aan de start van het project geïnformeerd en zij worden periodiek d.m.v. korte voortgangsverslagen op de hoogte gehouden, zodat draagvlak ontstaat voor het onderzoek.
Realistisch	Door de belastbaarheid per managementfunctie vast te stellen ontstaat inzicht in de noodzaak om al dan niet het secretariaat uit te breiden.
Tijdgebonden	Het project start en wordt afgerond per .

1.3 Verwachte projectresultaten

Inzicht in werkdrukbelasting van de managers en de te delegeren taken.

Werving van intern en extern secretarieel personeel

Voordelen resultaten: Werkdruk verlaging managers, doorgroeimogelijkheden intern personeel

1.4 Uitgangspunten

De hoeveelheid lijnwerkzaamheden van projectgroepleden wordt gereduceerd met 15 % gedurende de looptijd van het project.

1.5 Projectafbakening

Het project start op en richt zich nadrukkelijk op het opzetten van een secretariaat bestaande uit meerdere personen. Hiertoe wordt gedurende één maand het onderzoek ontwikkeld en daarna gedurende één maand binnen het management een onderzoek uitgevoerd naar de werkbelasting en de te delegeren taken. Uit dit onderzoek zal blijken uit hoeveel personen het secretariaat zal moet bestaan en over welke competenties sollicitanten moeten beschikken. Daarna zal er gedurende twee maanden werving en selectie van nieuw secretarieel personeel plaatsvinden. Deze personen worden gedurende twee maanden ingewerkt zodat per het secretariaat op volle kracht kan werken.

1.6 Randvoorwaarden

De leden van de projectgroep worden gedurende 26 weken maximaal 8 uur per week vrijgesteld om werkzaamheden in het kader van het project uit te voeren.

De projectgroep heeft een budget van 1000 euro om seminars bij te wonen en zich verder te oriënteren zodat ze optimaal in staat is de opdracht te verwezenlijken.

1.7 Relatie met andere projecten en/of initiatieven

Op de werkvloer loopt gelijktijdig een project om de kennis van het vloerpersoneel up-to-date te houden. Er zal geen met dit project plaatsvinden.

2. Risicoanalyse

2.1 Business risico's

Indien het project niet slaagt of niet binnen de gestelde tijd wordt afgerond wordt de werkdruk voor de andere medewerkers die taken overnemen te zwaar en zal de productiviteit binnen het bedrijf te lijden hebben. Dit risico wordt geaccepteerd.

2.2 Projectrisico's

Lijnwerkzaamheden van de projectgroepleden kunnen in het gedrang komen. Dit risico wordt vermeden door de lijnwerkzaamheden van de projectgroepleden gedeeltelijk te delegeren naar andere medewerkers die niet aan het project deelnemen.

Indien managers geen juiste weergave kunnen geven van hun werkzaamheden en te delegeren taken kan dit een vertekend beeld opleveren in de onderzoeksresultaten en later in het projectresultaat: te veel / te weinig nieuwe medewerkers of verkeerde vaardigheden voor het gevraagde werk. Dit risico wordt bestreden door managers intensief onderzoek te laten doen naar de eigen werkzaamheden en dat van de andere managers.

3. Projectorganisatie, inrichting en verantwoordelijkheden

3.1 Interne opdrachtgever

Naam:	Kevin Lijn, uit name van het management team
Handtekening:

3.2 Interne projectleider

Naam:	Daan Atlas
Handtekening:

3.3 Projectgroepleden

		Rol/functie binnen de projectgroep:
Naam:	Simone Winsen	Werving en selectie nieuw personeel
Naam:	Cees Opzet	Communicatie naar betreffende personeelsleden en directie
Naam:	Piet Plan	Opzetten en leiden van het werkbelastingonderzoek onder de managers.

3.4 Projectfasering

Wat:	Wanneer:
Voorbereidingsfase
Ontwikkelfase
Voorbereiding implementatiefase
Start implementatiefase
Evaluatiefase

3.5 Projectactiviteit

Voorbereidingsfase

			Wanneer:
	Activiteit:	Uitgevoerd door:	Van	Tot	Verantw.
Fase 1:	Opstellen projectgroep	Daan			Daan
Fase 2: Ontwikkelfase	Ontwikkelen onderzoek en onderzoek afnemen	Piet			Daan
Fase 3: Voorbereiding implementatiefase	Onderzoeksresultaten uitwerken en werving en selectie personeel	Piet en Kim			Simone
Fase 4: Start implementatiefase	Inwerken nieuw personeel	Directie-secretaresse			Simone
Fase 5: Evaluatiefase	Evaluatie en verslaglegging van het project	Daan			Daan
Mogelijke interventies: Los van de fase waarin het project zich bevindt	Terugkoppeling opdrachtgever en directie	Daan			Daan

3.6 Communicatie

Actie:	Uitgevoerd door:	Datum:
Inlichten MT	Daan
Tussentijdse evaluatie MT	Daan
Inlichten OR	Simone
Inlichten directie	Simone

4 Projectbegroting

4.1 Projectbegroting

Het merendeel van de kosten bestaat uit personeelskosten. Er is geen subsidie voor het project dus alle kosten worden uit eigen middelen gefinancierd.

4.2 Kosten per activiteit

Activiteit 1	Omschrijving kosten:		Euro:
Ontwikkelen onderzoek en uitwerken resultaten	Bijwonen seminars, inhuren externe deskundigen		2500
	Personeelskosten		2000

Totale kosten activiteit 1		Totaal euro:	4500

Activiteit 2	Omschrijving kosten:		Euro:
Werving en selectie personeel	Adverteren, werven en selecteren		1250
	Personeelskosten		2000

Totale kosten activiteit 2		Totaal euro:	2250

Activiteit 3	Omschrijving kosten:		Euro:
Inwerken nieuw personeel	Personeelskosten		2250

Totale kosten activiteit 3		Totaal euro:	2250

Totale kosten van het project		Euro:	10.000

4.3 Overzicht van de totale projectbegroting

Totale kosten van het project	Euro:	10.000
Van de totale projectkosten wordt uit eigen middelen gefinancierd:	Euro:	10.000
Van de totale projectkosten wordt uit de subsidie gefinancierd:	Euro:	0

5. Leerpunten, meerwaarde en projectlogboek

5.1 Meerwaarden van het project

Verlagen van de werkdrukbelasting afdelingsmanagers, waardoor er meer ruimte is voor specialistische expertise.

Doorgroeimogelijkheden voor personeel dat vanuit de werkvloer ene functie op kantoor wil vervullen.

5.2 Leerpunten

Bijwonen seminars is weinig succesvol

Inhuren externe specialisten is erg succesvol

Eerst intern personeel werven, dan pas de vacature extern plaatsen

5.3 Nadere of tussentijdse afspraken

Intern personeel heeft tijdens de sollicitatierondes voorrang op externe sollicitanten.

Bij afwezigheid van één van de projectgroepleden zal Daan waarnemen.

5.4 Projectlogboek

De projectgroep is opgesteld.

Piet heeft het onderzoek ontwikkeld in samenwerking met Enquête en Co BV.

Het onderzoek is afgenomen onder alle afdelingsmanagers.

6. Overzicht

6.1 Overzicht van de kosten van het project

Fase	Verwachte startdatum	Verwachte einddatum	Totale kostenschatting
Voorbereidingsfase			Euro:	500
Ontwikkelfase			Euro:	4.000
Voorbereiding implementatiefase			Euro:	2.750
Start implementatiefase			Euro:	2.250
Evaluatiefase			Euro:	500

		Totaal:	Euro:	10.000

6.2 Overzicht uren per maand

Naam:								Totaal
Daan	15	15	15	15	15	15	15	105
Simone	8	8	10	20	20	20	20	106
Piet	20	20	20	20	20	8	8	116
Cees	8	8	8	8	8	8	8	56