Klantgericht formuleren

Rake taal schrijven
Veel zakenteksten hebben als doel: overtuigen en activeren. Ze hebben een boodschap die naar buiten moet. Met woorden en zinnen die raken en die de aandacht vasthouden.

Wervend schrijven is een vaardigheid die je kunt leren. Daar hoef je echt geen dikke handboeken voor te raadplegen. Met een beetje technisch advies kom je al een heel eind!

Tips en trucs

1) Spreek de lezer persoonlijk aan

• Wanneer u voor 10 januari 2010 reageert, ontvangt u een gratis digitaal fotolijstje.

• Wilt u weten hoe u in aanmerking komt voor een zitplaats, mailt u dan naar hendrik.degroot@xcompany.nl.

2) Zet het onderwerp zoveel mogelijk vooraan in de zin

• Mirjam regelt het personeelsuitje.

• De aanwezigen gaan unaniem akkoord met het voorstel.

• Harald maakt een ontwerp en overhandigt dit binnen een week aan de projectleider.

3) Vermijd lange zinnen met een aanloop en komma’s

Niet:
Om een beeld te kunnen krijgen van de fte’s, is een opzet gemaakt door Kees voor een overzicht van alle functienamen, die je na 3 januari 2010 kunt opvragen bij de afdeling personeelszaken. 

Wel:
Kees heeft een opzet gemaakt voor een overzicht van alle functienamen. Daarmee komen de fte’s beter in beeld. Iedereen kan na 3 januari 2010 het definitieve overzicht opvragen bij de afdeling personeelszaken. 

4) Gebruik zo weinig mogelijk (vage) afkortingen en voorzetselconstructies.

Niet:
I.v.m. een storing kunt u tijdelijk niet op het netwerk komen.

Wel:
Door een storing kunt u tijdelijk niet op het netwerk komen.

Niet:
Wilt u m.b.t. de btw-aangifte deze wijziging t.z.t. aan de afd. financiële zaken melden?

Wel:
Wilt u de wijziging in de btw-aangifte binnen drie dagen aan de afdeling financiële zaken melden?

5) Maak gebruik van functioneel wit: ruime marges. Iedere tekst heeft wat dat betreft vier kantlijnen!

6) Wees duidelijk. Lezers willen het liefst in één keer begrijpen waar het om gaat. Ook willen zij een goede voorstelling kunnen maken van wat de schrijver bedoelt. Een kettingroker is dan ook niet iemand die twee pakken sigaretten per dag rookt. Nee, een kettingroker is iemand die 14600 sigaretten per jaar rookt. Daar kunnen we letterlijk een ketting van bijna 1300 meter mee maken.

In een inleiding schrijf je niet dat je ingaat op de problematiek van het nieuwe softwarepakket. Je vertelt dat je wilt verklaren waarom het nieuwe programma gemiddeld zestien keer per week een foutmelding geeft.

7) Stel af en toe een vraag.

8) Maak functioneel gebruik van opmaakmogelijkheden. Maak Kopjes vet, zet steekwoorden cursief of onderstreep deze.

Kortom

Met nog geen tien schrijftrucs kun je bestaande, lastig leesbare teksten al omtoveren tot een klantgerichte, lezersvriendelijke tekst. Oefen eens met teksten die toch al toe waren aan een nieuw jasje. Als het goed is, herken je die teksten nu.

Voor meer trucs, advies of een taaltraining ga je naar www.taal-computer.nl.