Vergaderlocatie plannen: 10 tips

Home Vergaderen Locatie plannen

Maak een overzicht van de wensen en verwachtingen van degene die opdracht geeft tot het plannen van de vergadering.
Ga na welke tafelopstelling het meest geschikt is voor de vergadering.
Houd rekening met een lunch of diner, afhankelijk van de duur en tijd van de vergadering.
Kies een locatie die aansluit bij het doel van de vergadering. Moet je een heisessie plannen? Boek dan geen locatie midden in de stad.
Houd rekening met het vervoer van de deelnemers. Kijk of de locatie goed bereikbaar is met de auto, openbaar vervoer of dicht bij een vliegveld ligt.
Ga na of de deelnemers willen overnachten. Zorg dat je in dat geval ook diner en/of ontbijt voor deze deelnemers reserveert.
Vergelijk per locatie ook de regels m.b.t. annuleringen en wijzigingen.
Kies een locatie die het meest centraal ligt voor alle deelnemers.
Reserveer ook de benodigde technische apparatuur zoals beamers, microfoons etc. en ga na of er technische assistentie wordt geboden bij de apparatuur.
Vraag om een schriftelijke bevestiging van de reservering met alle gemaakte afspraken.